Objectifs de la formation

  • Maîtriser les fonctions de bases et avancées d'Outlook en automatisant la gestion de la messagerie
  • Gérer son temps et le temps de ses collaborateurs
  • Partager des calendriers, carnets d'adresses, agendas de groupe
  • Organiser efficacement des réunions

Public

  • Toute personne souhaitant utiliser les fonctionnalités de la messagerie, du calendrier, contacts et des tâches.

Prérequis

  • Connaître l'environnement Windows et avoir quelques bases en Word.

Programme de la formation

Module 1- Présentation d'Outlook et principes d'utilisation
Organiser l’affichage des éléments à l'écran
Paramétrer les options de messagerie, des éléments supprimés et du calendrier
Module 2 - La messagerie
Présentation des différentes vues et tri des messages
Créer une signature automatique
Créer et envoyer des messages
Définir les options de distribution, pièces jointes, signature, importance, suivi
Utiliser les boutons de votes
Lire, répondre et transfèrer un message
Afficher l’aperçu et ouvrir des pièces jointes
Utiliser des modèles et les brouillons
Module 3 - Classement du courrier
Gestion de dossiers de classement
Déplacement et copie des messages
Repérer les messages avec les catégories de couleurs
Suppression des messages
Utilisation de la corbeille
Module 4 - Carnet d'adresses des contacts
Créer un contact depuis un message reçu
Création et gestion d'adresses
Création et gestion de listes de distribution
Écrire à des contacts ou à des listes de distribution
Afficher et imprimer son carnet d'adresse
L'essentiel du calendrier
Naviguer dans le calendrier et modifier son affichage
Créer un rendez-vous, le modifier, le déplacer, le supprimer
Créer un rendez-vous ou un événement périodique
Module 5 - Paramétrer et configurer l’interface Outlook 2013 / 2016
Le ruban, les onglets, les groupes
Personnaliser la barre d’outils d’accès rapide
Créer des onglets et des groupes
Le bouton Fichier et les options de paramétrage
Modifier les affichages, les sélecteurs de champs
Module 6 - Classement, archivage et sauvegarde
Créer des dossiers pour classer ses messages
Créer des règles d’archivage
Archiver ses dossiers dans un fichier de données Outlook (.pst)
pour libérer de l’espace sur le serveur Exchange
Filtrer le courrier indésirable
Module 7 - Les contacts
Gérer efficacement ses contacts
Créer un publipostage avec ses contacts
Module 8 - Le calendrier : organiser et manager le travail collaboratif
Paramétrer et personnaliser l'utilisation du calendrier
Créer des évènement et des rendez-vous
Organiser des réunions et inviter des participants
Gérer les confirmations, les annulations et les modifications
Créer un agenda de groupe pour vérifier les disponibilités
Module 9 - Partager des dossiers
Partager ou déléguer des dossiers (boîte de réception, contacts, calendrier…)
Attribuer des autorisations d’accès
Ouvrir un dossier partager
Module 10 - Les dossiers publics
Créer et utiliser des dossiers publics
Limiter l'accès aux éléments publics partagés
Module 11 - Le gestionnaire d’absence
Utiliser et paramétrer le gestionnaire d'absence du bureau
Module 12 - Utiliser les tâches
Créer une tâche simple ou périodique
Affecter ou déléguer une tâche
Transformer un message en tâche
Suivre l'état d'avancement
Module 13 - Utiliser les notes
Envoyer une note par messagerie
Afficher les notes sur le bureau de Windows

Votre contact

Méthode pédagogique

  • Apports théoriques et transfert d'expérience.
  • Possibilité de travailler sur vos projets en cours ou à venir.
  • Un support de cours est remis à chaque participant.
  • Assistance téléphonique et par mail après la formation.
  • Remise d'une attestation de stage.

Horaires

  • Le stage se déroule principalement en intra sur site.
  • Cours individuel possible au centre de formation situé dans l'Ain à Loyes.
  • Possibilité de sessions inter-entreprises: me consulter.
  • Les dates et horaires sont définis conjointement (1 jour = 7 heures).
    Ex: 9h00 - 12h00 / 13h00 - 17h00.